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Solutions Mobile ERP/CRM – De quoi s'agit-il ?
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Si, d’une manière générale, vous êtes convaincus des bénéfices que pourrait apporter une solution CRM/ERP mobile, vous ne savez pas trop ce que l’implémentation d’une telle solution implique. Alors cette page est pour vous. La scénario suivant est fictif, mais il illlustre très bien certaines idées reçues sur la solution ERP mobile et la meilleure façon de l’implémenter.
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Hansen & Sons inc.
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Hansen & Sons inc. Compte beaucoup de personnel administratif qui enregistre des commandes, des relevés d’heures et fiches de mission envoyées par des salariés qui travaillent sur le terrain. La société est active sur les secteurs de la distribution, de la construction, de la maintenance et du conseil, mais, malgré une bonne croissance, son résultat net commence à stagner car l’augmentation du chiffre d’affaires a commencé à augmenter la pression sur les travaux administratifs et les flux de trésorerie.
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En ligne - pour l'utilisateur
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Automatiser les opérations manuelles et supprimer les formulaires imprimés sont les deux domaines sur lesquels doit se concentrer la société Hansen & Sons à l’avenir. Si les utilisateurs n’ont plus accès aux formulaires imprimés, alors il faut qu’ils puissent toujours avoir accès au système ERP. Paradoxalement, cette situation motive les sociétés à opter pour une solution que les spécialistes appellent une solution « déconnectée ». En d’autres termes, elles choisissent une solution où les données et opérations sont stockées en local par l’utilisateur. La situation actuelle est due à la faible capacité des moyens de communication et des accès (bande passante et couverture), et elle risque alors malheureusement de perdurer dans le temps.
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Envoyés aux quatre vents
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Les utilisateurs mobiles sont très actifs et vont et viennent comme des fourmis à un pique-nique. Ainsi, si vous souhaitez installer un logiciel sur un ordinateur portable, ou même un assistant personnel, vous devez être conscient de la difficulté du temps nécessaire pour pouvoir accéder au logiciel et le mettre à jour. C’est pour cette raison que de nombreuses sociétés choisissent un système qui permet de modifier et d’adapter la solution ERP mobile à un serveur au siège de la société. Le serveur se charge ainsi de mettre à jour les ordinateurs chaque fois qu’il se connecte à la société.
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Facile de lire - Difficile d'écrire
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D’un point de vue technique, il est relativement simple de rendre l’information accessible aux utilisateurs mobiles. Vous sélectionnez les informations de votre système de gestion que vous souhaitez rendre accessible et envoyez une mise à jour régulière des informations vers l’ordinateur portable et/ou l’assistant personnel. Il existe quelques détails qui nécessitent quelques arrangements en fonction du volume de données, mais la plupart des éditeurs de logiciels sont tout à fait au point sur ce sujet. Ainsi, Hansen & Sons peut alors choisir les informations issues de différentes parties de son système sans y laisser sa chemise.
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Lorsqu’il s’agit de collecter des informations sur le terrain et de mettre à jour le système de gestion, vous êtes alors confrontés à certaines contraintes techniques : Vous ne pouvez pas simplement écrire librement dans la base de données. En réalité, les systèmes qui permettent de gérer une information structurée (temps, argent et produits par exemple) réunissent en leur seing de nombreuses activités complexes. Chaque fois que vous déplacez un produit, enregistrez des feuilles de temps ou une commande, vous déclenchez un certain nombre d’actions en chaîne. Si vous pensez régler le problème en implémentant un système de synchronisation de la base de données, il ne faudra que peu de temps pour que vos débits et crédits ne s’ajustent pas correctement. C’est précisément la raison pour laquelle la plupart des sociétés choisissent des logiciels et des technologies, qui permettent d’envoyer des ordres d’opération et des documents vers le système de gestion, qui font office de mini solution d’échange de documents informatisés.
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Securité
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Le logiciel qui repose sur les échanges offre un avantage supplémentaire : le système s’attend à recevoir des données dans un certain format. Le niveau de sécurité est donc tout à fait équivalent à celui dont les utilisateurs de solutions EDI bénéficient. Et tout le monde s’accorde à dire que ce niveau de sécurité est tout à fait correct.
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Qui peut le plus peut le moins
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La principale recommandation à faire à Hansen & Sons inc. Est de se lancer, mais de se lancer avec le strict minimum. Le système de gestion de nombre de sociétés n’a pas la capacité de calcul de l’amortissement ou de la valeur des produits en cours de fabrication, et il n’est donc pas nécessaire de se lancer immédiatement à tambour battant dans un projet de solution mobile. Il est suffisant de se concentrer sur les économies à faire, de gagner en efficacité et d’optimiser les procédures simplement en automatisant les actions manuelles.
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Tout est là
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Vous ne pouvez plus espérer obtenir une remise en devenant simplement une référence client, et cela prouve d’ailleurs que la technologie et les logiciels ont gagné en maturité. La seule raison valable pour attendre avant de s’équiper d’une solution mobile serait qu’elle sera moins cher l’année prochaine. Si vous suivez ce raisonnement, vous ne seriez pas encore équipés d’ordinateurs ou de téléphones portables, ni d’assistants personnels.
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Depuis quelques temps maintenant, Hansen & Sons sait qu’une solution mobile pourrait lui apporter de nombreux avantages. Donner à ses employés sur le terrain la possibilité d’accèder et de saisir des informations dans le système de gestion de la société devrait alléger la pression sur les services administratifs et leur faciliter la tâche.
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